一、功能及要求：

1、打包裝箱前準(zhǔn)備工作

（1）檔案資料清點(diǎn)

a.供應(yīng)商應(yīng)組織工作人員對(duì)在庫檔案資料對(duì)照檔案目錄一一準(zhǔn)確清點(diǎn)，清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)缺號(hào)、錯(cuò)號(hào)、重號(hào)、漏號(hào)等情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并及時(shí)匯總提交并更正，確保每一卷(冊(cè)、件)檔案資料與檔案目錄一一對(duì)應(yīng)（賬物相符）。

b.檔案清點(diǎn)完畢后，供應(yīng)商應(yīng)編制《檔案資料清點(diǎn)登記表》。供應(yīng)商法人(或其委托人)、項(xiàng)目經(jīng)理與采購人庫房管理工作人員確認(rèn)《檔案資料清點(diǎn)登記表》與檔案實(shí)體數(shù)量準(zhǔn)確無誤后，在登記表上簽名認(rèn)證。

（2）編制《新館檔案存放位置圖、位置表》

清點(diǎn)工作完畢后，供應(yīng)商應(yīng)在采購人指導(dǎo)下，根據(jù)采購人館藏檔案資料現(xiàn)狀以及新館庫房檔案裝具安裝完畢情況，規(guī)劃新館庫房檔案存放空間與位置，分別編制《新館庫房檔案存放布置圖》、《新館檔案存放位置表》,報(bào)采購人審批同意后實(shí)施。保證舊館庫房的每柜、每格檔案與新館庫房的每柜、每格檔案做到一一準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。每箱檔案搬遷到新館館庫時(shí)，可以精確定位到具體存放位置。

（3）相冊(cè)檔案搬遷前，供應(yīng)商應(yīng)完成相冊(cè)檔案的背脊信息修復(fù)。

2、檔案裝箱

（1）根據(jù)檔案載體類型和密集架規(guī)格定制檔案裝具箱，保證箱體符合載重量，確保全過程完好。

（2）裝箱完畢，應(yīng)編制《檔案資料打包裝箱情況登記表》,《打包裝箱情況登記表》應(yīng)登記“紙箱順序號(hào)、本箱檔案檔號(hào)的起止號(hào)、新館檔案存放的具體位置號(hào)”。

（3）以上任務(wù)所需各類工具與消耗品由供應(yīng)商自備。

3、檔案待運(yùn)與出庫

（1）檔案待運(yùn)工作準(zhǔn)備

運(yùn)輸路線以及新館實(shí)地踏勘：檔案資料搬遷入新館前，供應(yīng)商應(yīng)組織人員到新館實(shí)地踏勘，重點(diǎn)對(duì)運(yùn)輸路線、卸車點(diǎn)、入庫路線、檔案庫房等情況了解熟悉，篩查安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，并進(jìn)行一次模擬運(yùn)輸與裝卸。

制定檔案運(yùn)輸方案：供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)實(shí)地踏勘情況，制定完整、合理的運(yùn)輸方案，方案須包括線路規(guī)劃、時(shí)間安排、運(yùn)輸人員、押運(yùn)人員、備用線路、突發(fā)事件處置等內(nèi)容。

（2）檔案運(yùn)輸

a.運(yùn)輸前安全工作

發(fā)車前，供應(yīng)商應(yīng)檢查車輛安全狀況、車廂內(nèi)監(jiān)控錄像、北斗定位設(shè)備、車輛門鎖等是否正常等安全問題。

b.檔案運(yùn)輸

運(yùn)輸車輛應(yīng)采用帶升降尾板的全封閉防水廂式貨車，配備導(dǎo)航系統(tǒng)和聯(lián)絡(luò)通訊設(shè)備，實(shí)施全程駕駛艙和貨倉可視監(jiān)控，全時(shí)空掌控檔案及車輛安全情況。車廂內(nèi)應(yīng)有緊固鎖具裝置，以便在車輛行駛時(shí)木包裝箱在車廂內(nèi)牢固、穩(wěn)定。供應(yīng)商按照采購人認(rèn)可的運(yùn)輸方案組織運(yùn)輸。

(3)檔案搬遷入新館

供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)采購人庫房密集架密閉進(jìn)度合理安排檔案搬遷和上架的進(jìn)度。

檔案拆捆、拆箱與排序：每批次檔案搬運(yùn)到新館庫房完畢后，在上架前仔細(xì)檢查檔案完好情況，核實(shí)封標(biāo)無損后開箱拆捆；按照《新館庫房檔案存放布置圖》《新館檔案存放位置表》將檔案按規(guī)范要求排列存放指定的位置；二次清點(diǎn)全宗檔案數(shù)量、位置，不得出現(xiàn)缺失、錯(cuò)位、錯(cuò)號(hào)等現(xiàn)象。

制作檔案存放位置圖、表：根據(jù)檔案的具體安放位置制作每層、每間庫房檔案位置索引圖及全館檔案存放位置圖、表。

核對(duì)檔案數(shù)量：供應(yīng)商與采購人人員對(duì)照《檔案清點(diǎn)登記表》核對(duì)檔案卷、件數(shù)量準(zhǔn)確無誤后，雙方簽名認(rèn)證。

4、檔案歸集

所有檔案搬遷完成后，供應(yīng)商應(yīng)將檔案存儲(chǔ)位置信息錄入到采購人業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

二、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)：

嚴(yán)格遵守《檔案法》《保守國家秘密法》、國家檔案管理相關(guān)規(guī)定及采購人的保密規(guī)定及相關(guān)規(guī)章制度。

三、技術(shù)規(guī)格：

搬遷內(nèi)容包括但不限于，現(xiàn)有實(shí)體檔案的清點(diǎn)、造冊(cè)、下架、裝箱（或打包、打捆）、裝車、轉(zhuǎn)運(yùn)、卸車、上樓、上架、定位、信息錄入、復(fù)核。

需搬遷的檔案數(shù)量如下：

1.截止2025年1月31日，采購人共有779157冊(cè)城建檔案，總卷數(shù)為148.4971萬卷。預(yù)計(jì)需搬遷城建紙質(zhì)檔案約779157冊(cè)。

2.其他檔案運(yùn)輸數(shù)量：底圖14500張，約50個(gè)底圖柜。

3.聲像檔案：照片檔案10000冊(cè)，(錄音、錄像、文件)光盤、磁帶20000盤；電子檔案，5000個(gè)項(xiàng)目資料存儲(chǔ)U盤，10000個(gè)(搬遷總數(shù)以最終以實(shí)際搬遷總冊(cè)數(shù)為準(zhǔn))。

具體詳見磋商文件要求。

四、交付時(shí)間和地點(diǎn)：

自合同簽訂之日起90個(gè)日歷日內(nèi)完成全部工作任務(wù)，并通過采購人驗(yàn)收。因采購人密集架安裝影響搬遷工作實(shí)施，相應(yīng)延長服務(wù)周期及驗(yàn)收時(shí)間。

五、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：

1.嚴(yán)格遵守《檔案法》《保守國家秘密法》、國家檔案管理相關(guān)規(guī)定及采購人的保密規(guī)定及相關(guān)規(guī)章制度。

2.安全保密要求

①供應(yīng)商須嚴(yán)格遵守《檔案法》《保守國家秘密法》、國家檔案管理相關(guān)規(guī)定及采購人的保密規(guī)定及相關(guān)規(guī)章制度。

②檔案清點(diǎn)、打包、裝箱等工作應(yīng)嚴(yán)格限制在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，并確保庫內(nèi)正常工作秩序和檔案實(shí)體安全。

③供應(yīng)商應(yīng)制定嚴(yán)密、合理、可行的安全保密方案及應(yīng)急預(yù)案。

④供應(yīng)商中標(biāo)后簽訂合同前，應(yīng)與采購人簽訂保密協(xié)議，同時(shí)與本項(xiàng)目全部工作人員簽訂保密承諾書，并將簽署保密承諾書人員的名單、身份證復(fù)印件、個(gè)人基本信息以及無犯罪記錄證明報(bào)送采購人備案；中途不得隨意更換工作人員，如需更換應(yīng)征得采購人同意。

⑤供應(yīng)商對(duì)本項(xiàng)目應(yīng)建立完善的人員和現(xiàn)場(chǎng)安全管理制度，加強(qiáng)工作人員的保密教育與安全管理；進(jìn)入檔案庫房的工作人員需佩戴工作牌，接受身份核查登記和安全檢查；嚴(yán)禁發(fā)生對(duì)檔案實(shí)體的竊取、損毀，以及對(duì)檔案信息的私自復(fù)制、擴(kuò)散行為；嚴(yán)禁發(fā)生未經(jīng)采購人同意將檔案實(shí)體帶離檔案庫房行為；嚴(yán)禁發(fā)生未經(jīng)采購人同意擅自將非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備帶入檔案庫房、檔案運(yùn)輸車輛內(nèi)行為。

⑥運(yùn)輸過程中須做好保密和防范措施，運(yùn)輸?shù)穆肪€、時(shí)間、地點(diǎn)的知情人要控制在最小范圍內(nèi)。

⑦運(yùn)輸過程中應(yīng)做到人不離物，物不離人。確保所有檔案資料不出現(xiàn)滅失、短少、變質(zhì)、污染、損壞等情況。

⑧項(xiàng)目實(shí)施開始所涉及到的一切數(shù)據(jù)、圖片、影像、信息均屬于長沙市城建檔案館秘密，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的保密措施保守秘密。供應(yīng)商以直接、間接、口頭、書面等形式向任何第三方提供涉及保密內(nèi)容的行為或在本搬遷項(xiàng)目的使用范圍之外的用途使用長沙市城建檔案館數(shù)據(jù)、圖片、影像、信息均屬泄密。

六、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：

1.項(xiàng)目實(shí)施期間以及項(xiàng)目完成后，采購人組織工作人員按照采購文件、響應(yīng)文件及合同約定的質(zhì)量(驗(yàn)收)標(biāo)準(zhǔn)，按照國家、地方（長財(cái)采購〔2024〕5號(hào)文）及行業(yè)質(zhì)量(驗(yàn)收)標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收。

2.檔案資料清點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料實(shí)體與《檔案資料清點(diǎn)登記表》一一對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確率100%。

3.檔案準(zhǔn)確上架標(biāo)準(zhǔn)：檔案實(shí)體與新館庫房的《新館庫房檔案存放布置圖》、《新館檔案存放位置表》一一準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)；準(zhǔn)確率100%。

4.檔案實(shí)體安全標(biāo)準(zhǔn)：100%不缺失、不損毀。

七、其他要求：

詳見磋商文件。

采購需求僅供參考，相關(guān)內(nèi)容以采購文件為準(zhǔn)。